Délibération n° 2011-080 du 17 mars 2011 portant autorisation unique (AU-028)
de traitements de données à caractère personnel
mis en œuvre par les conseils généraux à des fins de gestion des informations préoccupantes relatives à l’enfance en danger
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JORF n°0095 du 22 avril 2011
Texte n°91
NOR: CNIA1100003X

La Commission nationale de l’informatique et des libertés,
Vu la Convention n° 108 du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel ;
Vu la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et la libre circulation de ces données ;
Vu le code de l’action sociale et des familles, et notamment ses articles L. 226-1 et suivants ;
Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi n° 2004-801 du 6 août 2004 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel, et notamment son article 25-I (7°) et II° ;
Vu le décret n° 2005-1309 du 20 octobre 2005 pris pour l’application de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifié par le décret n° 2007-451 du 25 mars 2007 ;
Vu le décret n° 2011-222 du 28 février 2011 organisant la transmission d’informations sous forme anonyme aux observatoires départementaux de la protection de l’enfance et à l’Observatoire national de l’enfance en danger ;

Après avoir entendu M. Philippe Gosselin, commissaire, en son rapport et Mme Elisabeth Rolin, commissaire du Gouvernement, en ses observations ;

Constate que les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par les conseils généraux à partir des données recueillies par la cellule de recueil, de traitement et d’évaluation des informations préoccupantes (CRIP), notamment au moyen de la nomenclature définie dans l’annexe 2.8 du décret n° 2011-222 du 28 février 1011 ou de la notice 1 transmise aux conseils généraux par le Service national d’accueil téléphonique de l’enfance en danger (SNATED), comportent des appréciations sur les difficultés sociales des personnes.
Dès lors, de tels systèmes constituent des traitements relevant de l’article 25-I (7°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et doivent, à ce titre, être autorisés par la CNIL. En outre, dans la mesure où ces traitements sont susceptibles de comporter des données relatives à la santé, ils relèvent également de l’article 25-I (1°) de la loi du 6 janvier 1978 modifiée et doivent, à ce titre également, être autorisés par la CNIL.

En application de l’article 25-II de la loi du 6 janvier 1978 modifiée, la commission peut adopter une décision unique d’autorisation pour des traitements répondant aux mêmes finalités, portant sur des catégories de données et des catégories de destinataires identiques.

Les conseils généraux qui adresseront à la commission, en tant que responsables de chaque traitement, un engagement de conformité à la présente autorisation unique, seront autorisés à mettre en œuvre leur traitement.

ls pourront également inscrire certaines des dispositions visées par cette autorisation dans les protocoles départementaux visés par l’article L. 226-3 du CASF. 

Article 1

Finalités du traitement.

Seuls peuvent faire l’objet d’un engagement de conformité par référence à la présente autorisation unique les traitements mis en œuvre par les CRIP des conseils généraux ayant pour objet :
- d’une part, de gérer le recueil, le traitement et l’évaluation des informations préoccupantes relatives à l’enfance en danger sous forme nominative, en application des articles L. 226-1 et suivants du code de l’action sociale et des familles (CASF)
- d’autre part, de transmettre annuellement des informations anonymisées vers l’Observatoire national de l’enfance en danger (ONED) et les observatoires départementaux de la protection de l’enfance (ODPE), en application de l’article L. 226-3 et du nouvel article D. 226-3-1 du CASF.

A. - Sous format nominatif (CRIP), les finalités du traitement sont les suivantes :
- le recueil et la gestion des informations préoccupantes, notamment la confirmation et l’actualisation des données traitées ;
- le partage des informations préoccupantes avec les acteurs du secteur en fonction de leurs missions, dans le respect du secret professionnel tel que défini par les articles L. 226-13 et suivants du code pénal et de l’intérêt de l’enfant ;
- l’établissement de dossiers individuels relatifs aux enfants en danger ou en risque de danger ayant fait l’objet d’une information préoccupante confirmée (définie à l’article D. 226-3-4 CASF), c’est-à-dire donnant lieu soit à :

1. La poursuite de la prestation ou de la mesure en cours ;
2. La mise en œuvre d’une prestation d’aide sociale à l’enfance, hors aide financière ;
3. La mise en œuvre d’une mesure judiciaire de protection de l’enfance ;
4. Un signalement au procureur de la République ou une saisine directe du juge des enfants ;

- la fourniture de l’information la plus précise possible aux agents susceptibles de mettre en œuvre des prestations d’aide sociale à l’enfance, ou des mesures judiciaires ;
- le suivi des procédures et des délais de traitement des situations de mineurs ayant fait l’objet d’une information préoccupante
- la transmission annuelle à l’ONED et aux ODPE, sous format anonyme, des données initialement collectées sous format nominatif au titre du suivi individuel de l’enfant faisant l’objet d’une information préoccupante, dès lors que celle-ci a été confirmée ;
- la suppression, des informations n’étant pas confirmées comme préoccupantes ;
- l’archivage des données traitées par la CRIP.

La commission rappelle que ce traitement de données ne doit pas permettre d’établir une présélection de certaines catégories d’enfants ni une interconnexion avec des fichiers différents répondant à des finalités distinctes ou dépendant d’un territoire différent.

B - Sous format anonyme (ODPE), les finalités du traitement sont les suivantes :
- le traitement de données intégralement anonymes, de manière irréversible, et, par conséquent, la seconde anonymisation des données transmises par les CRIP ;
- la fourniture de données agrégées relatives à l’enfance en danger dans le département ;
- l’évaluation de la population des enfants faisant l’objet d’informations préoccupantes confirmées, de la nature de leurs besoins et de la qualité de l’action sociale pour y répondre ;
- la mise en œuvre du schéma départemental prévu à l’article L. 312-5 du CASF en tant qu’il concerne les établissements et services mentionnés aux 1° et 4° du I de l’article L. 312-1 du CASF ;
- la publication d’études épidémiologiques, de tableaux de bord statistiques ou de rapports annuels relatifs au secteur de l’enfance en danger. 

Article 2

Catégories de données à caractère personnel traitées.
Dans le cadre du traitement des données nominatives, les critères communs permettant de confirmer la qualification en information préoccupante sont encadrés par l’article D. 226-3-4 CASF.
Afin de garantir la plus grande objectivité des données saisies par les CRIP, celles-ci doivent être saisies sous la forme de questions à champ fermé (tables déroulantes, questions à choix multiples, oui/non).
Les données qui seront saisies sous format nominatif correspondent, pour l’essentiel, aux données inscrites dans l’annexe 2-8 du décret n° 2011-222 du 28 février 2011 ; elles correspondent également à d’autres données, nécessaires au suivi individuel de l’enfant.

Les données pouvant être traitées au titre de cette autorisation sont les suivantes :

1 - Les informations portant sur le mineur faisant l’objet d’une information préoccupante :
Au titre d’un traitement nominatif et d’une transmission sous format anonymisé à l’ONED et aux ODPE :
- le numéro de dossier information préoccupante;
- le prénom de l’enfant ;
- le mois et l’année de naissance de l’enfant ;
- le sexe de l’enfant ;
- le mode d’accueil des mineurs de moins de six ans ;
- la situation scolaire ou professionnelle du mineur de plus de six ans ;
- la fréquentation de l’établissement scolaire ;
- a prise en charge spécifique suite à une décision de la Commission des droits et de l’autonomie rendue au nom de la Maison départementales des personnes handicapées.

Au titre d’un traitement exclusivement nominatif dans le cadre du suivi de l’enfant :
- le nom de l’enfant :
- l’état d’avancement du traitement de l’information préoccupante : table d’évènements relatifs, date de l’évènement à l’origine du dossier;
- la date de création du dossier (jour).

2 - Les types d’informations préoccupantes ou de signalements directs donnant lieu à une mesure de protection de l’enfance :
Au titre d’un traitement nominatif et d’une transmission sous format anonymisé à l’ONED et aux ODPE :
- la date de réception de l’information préoccupante ;
- la date du signalement direct auprès du procureur de la République ;
- la date de la saisine directe du juge des enfants ;
- la qualité de la personne à l’origine de l’information préoccupante ou du signalement direct ;
- l’institution ou la qualité de la personne ayant transmis l’information préoccupante à la cellule, ou ayant saisi directement le procureur de la République, ou le juge des enfants ;
- la suite donnée au signalement direct auprès du procureur de la République, à savoir : type de suite donnée, date d’avis d’ouverture de la procédure en cas d’ouverture directe d’une procédure auprès du juge des enfants, enquête pénale ou saisine de la juridiction pénale, le cas échéant.

Au titre d’un traitement exclusivement nominatif dans le cadre du suivi de l’enfant :
- les modalités de recueil et la qualité de la personne à l’origine de l’information préoccupante, le destinataire principal de l’information ;
- la particulière gravité de la situation de l’enfant, justifiant un signalement au parquet et, le cas échéant, aux forces de police ;
- le cas échéant, le code du territoire social d’intervention (maison départementale de la solidarité de suivi, espace départemental de solidarité, circonscription de vie sociale, etc.) ;
- le site de coordination de l’action sociale le cas échéant : nom, prénom, libellé du site et téléphone de la personne référent.

3 - Les informations concernant le cadre de vie social et familial du mineur :

Au titre d’un traitement nominatif et d’une transmission sous format anonyme à l’ONED et aux ODPE :
- les caractéristiques du ménage au sein de la résidence principale du mineur : composition du ménage, autre hébergement régulier du mineur le cas échéant, nombre total de personnes, nombre total de frères et sœurs, statut d’occupation du logement ;
- l’exercice de l’autorité parentale : titulaire de l’autorité parentale, décision relative à l’autorité, date de la décision relative à l’autorité parentale, fréquence des contacts de la mère/du père avec le mineur ;
- la situation sociodémographique des parents ou des adultes qui s’occupent principalement du mineur dans sa résidence principale : lien de l’adulte 1 et de l’adulte 2 avec le mineur, sexe de l’adulte 1 et de l’adulte 2, année de naissance de l’adulte 1 et de l’adulte 2, situation face à l’emploi de l’adulte 1 et de l’adulte 2, catégorie socioprofessionnelle de l’adulte 1 et de l’adulte 2, ressources mensuelles du ménage, nature des ressources du ménage ;
- les caractéristiques sociodémographiques du père et/ou de la mère si non-cohabitant avec le mineur : mère/père inconnu(e), année de naissance de la mère/du père, mois et année du décès si décès de la mère/du père.

4 - Les informations relatives au mineur recueillies au titre de l’évaluation de sa situation, ou au titre du signalement direct :

Au titre d’un traitement nominatif et d’une transmission sous format anonyme à l’ONED :
- l’évaluation : date de notification de la demande d’évaluation, date de fin de l’évaluation, existence d’une prestation ou mesure de protection de l’enfance en cours ou antérieure pour un membre de la fratrie, suite donnée à l’évaluation, en cas de signalement judiciaire après l’évaluation, motif du signalement judiciaire ;
- les problématiques familiales observées ou prises en compte dans le cadre de l’évaluation ou des bilans : conduite additive (alcool ou drogue) d’un ou des adultes ayant en charge le mineur dans le lieu de résidence principale, déficience intellectuelle ou mentale reconnue par la Maison départementale des personnes handicapées d’un ou des adultes ayant en charge le mineur dans le lieu de sa résidence principale, exposition du mineur à un conflit de couple, exposition du mineur à un climat de violence au sein de la famille, personnes concernées par ces violences le cas échéant, existence de violences physiques, manque de soutien social et/ou familial, isolement.

Au titre d’un traitement exclusivement nominatif dans le cadre du suivi de l’enfant :
- enregistrement préalable de l’enfant dans le logiciel de l’aide sociale à l’enfance (ASE) : enfant déjà enregistré concerné par une mesure achevée ou une mesure en cours ;
- accompagnement social ou médico-social en cours d’au moins un membre de la famille.

5 - Les informations sur la nature du danger ou de risque de danger justifiant une prise en charge en protection de l’enfance :

Au titre d’un traitement nominatif et d’une transmission sous format anonyme à l’ONED et aux ODPE :
- la nature du danger ou du risque de danger (santé, sécurité ou moralité en danger ou en risque de danger, conditions d’éducation gravement compromises ou en risque de l’être, conditions de développement physique, intellectuel, affectif ou social gravement compromises ou en risque de l’être) ;
- en cas de maltraitance associée, le type de mauvais traitement : violences sexuelles envers le mineur, violences physiques envers le mineur, négligences lourdes envers le mineur, violences psychologiques envers le mineur, caractéristiques de la ou des personnes à l’origine du mauvais traitement en cas de maltraitance associée (sexe, statut de majorité ou minorité, lien avec le mineur).

Au titre d’un traitement exclusivement nominatif dans le cadre du suivi de l’enfant :
- la personne identifiée par l’enfant, ou par un tiers, comme étant impliquée dans des faits relevant d’une information préoccupante (donc confirmée).

6 -  Les informations sur les décisions, mesures et interventions en protection de l’enfance :

Au titre d’un traitement nominatif et d’une transmission sous format anonymisé à l’ONED et aux ODPE :
- date de la décision de protection de l’enfance, existence d’une intervention antérieure en protection de l’enfance ou en assistance éducative, existence d’un projet pour l’enfant, signature du projet pour l’enfant par les parents et par le mineur, date de la signature du projet pour l’enfant ;
- si décision administrative, nature de la décision administrative ;
- le type d’intervention mise en œuvre et la date de début et de la fin d’intervention en cas de décision administrative d’aide à domicile ; principal lieu d’accueil du mineur, caractère modulable de l’accueil, existence d’un autre lieu d’accueil régulier du mineur, date de début et de fin d’intervention en cas de décision administrative d’accueil provisoire ;
- si décision judiciaire en assistance éducative, nature de la décision judiciaire en assistance éducative ;
- si décision judiciaire de placement : nature de la décision, la personne ou l’institution à qui le mineur est confié ;
- si décision administrative d’aide à domicile : type d’intervention mis en œuvre dans le cadre d’une décision administrative d’aide à domicile ;
- si décision administrative d’accueil provisoire : principal lieu d’accueil du mineur, caractère modulable de l’accueil, existence d’un autre lieu d’accueil régulier du mineur ;
- si décision judiciaire d’action éducative en milieu ouvert : type d’intervention mis en œuvre ;
- si décision judiciaire de placement, personne ou structure à qui le mineur est confié : principal lieu de placement du mineur, caractère modulable de l’accueil, existence d’un autre lieu d’accueil régulier du mineur ;
- date de début et de fin d’intervention ;
- renouvèlement ou fin de l’intervention en protection de l’enfance : motif de la fin de l’intervention en protection de l’enfance ; si nouvelle décision de protection de l’enfance : nature de la décision ; si mainlevée : motif de la mainlevée, situation du mineur après la mainlevée, autre type d’intervention, mois et année du décès si décès du mineur ;
- la fin de l’intervention en protection de l’enfance : dernier diplôme obtenu par le mineur.

Au titre d’un traitement exclusivement nominatif dans le cadre du suivi de l’enfant :
- les mesures administratives contractuelles : aide financière, alternative au placement ;
- es informations relatives à l’« unité territoriale » de traitement de l’information préoccupante.
La commission rappelle que des mentions d’information portant sur les conséquences d’un défaut de réponse doivent obligatoirement figurer sur tout type de formulaire écrit. Ces mentions ne sauraient indiquer que l’attribution d’une prestation d’aide sociale à l’enfance est conditionnée par le caractère exhaustif des réponses. 

Article 3

Destinataires des données.
Le traitement de données soumises au régime juridique des articles 8 et 9 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée ou « comportant des appréciations sur les difficultés sociales des personnes » justifie que les données ne soient transmises qu’à un nombre de destinataires limités, issus du suivi social.

A - Dans la limite de leurs attributions respectives et pour l’exercice des finalités précitées, sont seuls autorisés à accéder directement au traitement nominatif des données le président du conseil général, les agents habilités qui exercent la mission de l’aide sociale à l’enfance au sein du département et les personnels spécialement habilitées dans le cadre de leur mission sociale.

B - Dans la limite de leurs attributions respectives et pour l’exercice des finalités précitées, conformément au décret n° 2010-222, sont seuls autorisés à accéder au traitement anonyme des données :
- les membres nommés de la CRIP et de l’ODPE ;
- le président du conseil général ;
- le représentant de l’Etat dans le département ;
- l’inspecteur d’académie ;
- le directeur territorial de la protection judiciaire de la jeunesse ;
- le président du ou des tribunaux de grande instance du département ;
- le procureur de la République près le ou lesdits tribunaux ;
- tout autre membre signataire des protocoles visés par l’article L. 226-3, deuxième alinéa, du CASF, tels que les partenaires institutionnels, les partenaires de l’autorité judiciaire et les professionnels du secteur de l’action sociale concernés.

Le grand public peut également accéder à ces données anonymes sous format agrégé, par le biais du rapport annuel visé par l’article L. 226-6, troisième alinéa, du CASF. 

Article 4

Sécurité du traitement.
Des mesures de protection physique et logique doivent être prises pour préserver la sécurité du traitement et des informations, empêcher toute utilisation détournée ou frauduleuse des informations, notamment par des tiers non autorisés, et en préserver l’intégrité.
En pratique, en 2010, les logiciels IODAS, PERCEAVAL, ANIS, et les logiciels développés par les conseils généraux, en interne, sont utilisés par les CRIP. D’autres logiciels offrant les mêmes fonctionnalités pourront être utilisés.
Dès lors, le traitement des données nominatives (CRIP) et le traitement des données anonymes (ODPE) au sein d’une même direction du conseil général (direction de l’enfance) doivent être mis en œuvre selon deux jeux d’habilitation dédiés exclusivement
- d’une part, au traitement nominatif des informations préoccupantes dans le cadre de la CRIP ;
- d’autre part, au traitement anonyme de ces informations dans le cadre de l’ODPE.

Qu’il s’agisse de stocker des informations ou de les transmettre, un chiffrement des données doit être opéré à tous les niveaux de traitement de l’information.

A -  Les mesures relatives au traitement de données sous format nominatif (CRIP) :

En termes logique, il convient :
- que les utilisateurs soient authentifiés avant tout accès à une information, au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe individuel régulièrement renouvelé, ou par tout autre moyen d’authentification ;
- que des permissions d’accès au système d’information pour les utilisateurs soient définies en fonction des informations qu’ils ont à connaître ;
- que des codes d’identification et d’autorisation personnalisés permettent de tracer les utilisations et le respect des habilitations
- que les activités des utilisateurs, les exceptions et les évènements liés à la sécurité soient enregistrés dans des fichiers de logs ;
- que l’accès à ces fichiers de logs soit strictement limité et leur intégrité garantie au moyen de procédés éprouvés.

Un dispositif doit être mis en place, tel qu’un réseau privé virtuel afin de limiter les connexions à distance aux seuls postes de travail des agents des collectivités ou de leurs groupements habilités à accéder au système d’information géographique. Une journalisation des connexions doit être mise en œuvre.

B  - Les mesures relatives au traitement de données sous format anonymisé (ODPE) :
Pour répondre aux exigences du décret n° 2011-222, les conseils généraux devront utiliser un logiciel de saisie et de transmission spécifique, dont les paramètres de sécurité, et notamment d’anonymisation, seront mis en œuvre en collaboration avec l’ONED, afin qu’ils puissent saisir et transmettre les variables, dans l’attente de l’adaptation de leurs logiciels propres.
Concernant l’anonymisation des données devant être transmises à l’ONED et aux ODPE, un procédé de cryptage informatique irréversible garantit l’anonymat de l’identité du mineur, de ses responsables légaux, et de toute autre personne ayant eu à connaître de la situation du mineur.
Cet algorithme de hachage (par exemple SHA 1 ou SHA 256) garantit, à l’issue d’une première anonymisation par la CRIP et d’une seconde par l’ONED, une base de données « purement anonyme ».
Aucune statistique correspondant à une sélection de moins de cinq individus ne sera communiquée. 

Article 5

Durée de conservation des données.

A - La conservation des données sous format nominatif (CRIP) :
A compter de la fin de la dernière opération enregistrée ou de la dernière mesure sociale décidée (clôture ou arrêt), les données peuvent être conservées :
- deux ans pour l’ensemble des données saisies, y compris les aides financières ;
- cinq ans pour les informations relatives aux enfants bénéficiant d’actions éducatives en milieu ouvert (AEMO) ;
- dix ans pour les informations relatives aux enfants placés.

B - La conservation des données en vue de leur anonymisation (ODPE) :
En vue de leur transmission à l’ONED et aux ODPE sous format anonymisé, l’ensemble des données nominatives pourra être conservé quinze mois de plus que les durées de conservation précédemment indiquées (transmission la première semaine du mois de mars de l’année durant laquelle les données ont été recueillies et enregistrées). 

Article 6

Droit des personnes.

Conformément à l’article L. 226-3-2 du CASF in fine, « le père, la mère, toute autre personne exerçant l’autorité parentale, le tuteur, l’enfant en fonction de son âge et de sa maturité sont préalablement informés, selon des modalités adaptées, sauf si cette information est contraire à l’intérêt de l’enfant ».
En conséquence, concernant la mise en œuvre du droit à l’information des parents, des personnes exerçant l’autorité parentale ou de toute personne concernée, la commission rappelle qu’il est de l’intérêt direct de l’enfant de ne pas prévoir une information systématique.
Concrètement, la CRIP décidera de communiquer des informations aux représentants légaux d’un enfant après un délai permettant de prendre l’attache du service social concerné afin de s’assurer que cette communication ne nuira pas à l’enfant.
Dès lors que les personnes concernées sont informées de l’existence d’une information préoccupante les concernant, elles doivent également être informées de l’informatisation de ces données.
De même, les droits d’accès et de rectification inscrits dans les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée en 2004 doivent être mis en œuvre dans le respect de l’intérêt de l’enfant. 

Article 7

Recours à un prestataire.

La réalisation des statistiques mentionnées à l’article 1er peut être confiée par le responsable du traitement à un tiers prestataire de service. Si, pour ces besoins, un traitement de données à caractère personnel s’avère nécessaire, seules les données pertinentes pour la réalisation de l’étude peuvent être transmises par le responsable du traitement au prestataire, sous forme chiffrée et anonymes, dans les conditions prévues par une convention signée à cet effet.
La convention signée avec le prestataire devra définir les opérations que celui-ci est autorisé à réaliser à partir des données à caractère personnel qui lui sont transmises ainsi que les engagements qu’il prend pour garantir leur sécurité et leur confidentialité, en particulier l’interdiction d’utiliser les données à d’autres fins que celles indiquées par la convention. Le prestataire de services doit procéder à la destruction ou à la restitution de tous les fichiers manuels ou informatisés stockant les informations saisies dès l’achèvement de son contrat. 

Article 8

Publication.

La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française. 
Fait le 17 mars 2011.